Det är sen vår år 2015. Samtliga anställda på Bostadsbolaget i Mjölby har kallats till ett samverkansmöte. Den som håller i mötet är vd:n Torbjörn Olsson, som har lett företaget i några månader.
Medan kopparna fylls med automatkaffe spekulerar de anställda om vad som ska hända.
När vd:n tar till orda tystnar personalen. Och häpnar.

Han presenterar en helt ny arbetsorganisation som i korta drag innebär att fastighetsskötarna inte längre ska ha ansvar för egna adresser utan slås ihop till större grupper. De ska delas in i inre och yttre skötsel och en helt ny tjänst, fastighetsvärd, ska införas. Målning och snöskottning ska läggas ut på entreprenad.

Ellinor Karlsson är Fastighets klubbordförande på företaget.

Allt är klart och färdigplanerat. Om bara någon månad, lagom till semestrarna, ska det börja gälla.
– Det var jättemycket frustration i början och många kände sig överkörda. De plockade ihop nya grupper utan att vi hade chans att påverka. Några medarbetare har slutat på grund av detta, säger Ellinor Karlsson, fastighetsskötare och klubbordförande.
Inte heller facket hade informerats tydligt i förväg.

Tre tuffa år

Nu har det gått tre år och vi sitter runt bordet i personalrummet vid Prästgårdsliden, ett område som tillhör Mjölby norra. Den nya kaffemaskinen väsnas medan någon fyller sin kopp.

Fastighetsskötaren Linn Fäldt och kollegerna kan nu skratta år uppståndelsen, men resan har inte varit enkel.

Fastighetsskötarna och fastighetsvärdarna skrattar när de tänker tillbaka på det där mötet och på turbulensen som uppstod när den nya organisationen skulle sättas i verket.
– Men då var det inte roligt, det var en stor sorg, säger Tommy Börjesson, fastighetsvärd som jobbat i 38 år på företaget.
Han kände att han tappade kontakten med hyresgästerna och området.
– Förut hade jag koll på vartenda grässtrå, säger han.

”Ett paradigmskifte”

Omorganisationen skulle göra arbetet mer effektivt och det skulle inte vara den hyresgäst som skrek högst som fick hjälp först. Den nya tjänsten fastighetsvärd skulle göra beslutsvägarna kortare.
Dessutom skulle uppdragsfördelningen mellan fastighetsskötarna jämnas ut och deras olika kompetenser nyttjas bättre.
– Tidigare var organisationen som ett timglas med två distriktschefer som skötte all administration och kontakt med fastighetsskötarna. Jag med flera tyckte att det inte var en bra organisation, säger vd Torbjörn Olsson.

Jag tror att det var viktigt att bryta tankemönstren…

Han menar att det långsiktiga målet från början har varit att skapa en motiverad personalgrupp med ansvar, nära hyresgästerna.

Personalen vittnar om att det var väldigt rörigt i början och att de hade önskat att vara mer delaktiga i själva planeringen. Så här i efterhand, skulle du ha gjort annorlunda?
– Egentligen inte, vi valde att göra ett paradigmskifte som fick innebära lite mer jobb i början men om vi inte hade gjort det tror jag inte att vi hade kommit så här långt, säger Torbjörn Olsson och fortsätter:
– Jag tror att det var viktigt att bryta tankemönstren och det tror jag inte att man kan göra om man samtidigt jobbar kvar i det gamla.

Ingen delaktighet – vanlig fallgrop

Men omorganisationer går att genomföra på olika sätt. Och forskning visar att så många som tre av fyra misslyckas på något plan.

En vanlig fallgrop är, enligt docent Johnny Hellgren på psykologiska institutionen på Stockholms universitet, att förändringen inte är tillräckligt väl förankrad hos dem som påverkas av den. Det kan också handla om att medarbetarna inte fått vara delaktiga i planen.

Omorganisationen tog på krafterna, tycker fastighetsvärd Sara Lidemalm och fastighetsskötare Claes Fahlgren.

De anställda runt kaffebordet på Prästgårdsliden menar att den nya organisationen fortfarande inte riktigt sitter, delvis på grund av hur den infördes, delvis eftersom det fortsatt sker små förändringar och att det saknas folk i vissa områden.
Men de kan ändå se att allt inte har blivit sämre.

Efter klagomålen i början ändrades organisationen tillbaka i vissa delar. Fastighetsskötarna har inte längre bara inre eller yttre skötsel, utan får dela upp arbetet själva. Det har också anställts både reparatörer, snickare och målare.

Större möjligheter att tycka till

Den här dagen ska flera från gruppen Mjölby Norra jobba tillsammans med att ta bort gamla häckar med röjsåg. För det krävs röjsågsutbildning, vilket inte alla har, och genom att hjälpas åt går jobbet snabbt och enkelt.
– Nu kan vi välja om vi vill hjälpas åt eller dela upp arbetet, beroende på vad det är som ska göras, säger Linn Fäldt, medan hon kränger på sig bärselen till röjsågen.

Fastighetsskötaren Claes Fahlgren blickar framåt. I nya organisationen samarbetar gruppen vid större arbeten, som att röja häck.

Dessutom har personalen, genom klagomålen, fått större möjligheter att tycka till. Nu finns arbetsplatsträffar och fackklubben får mer information från arbetsledningen.
– De har tagit till sig att vi behöver få vara med och påverka. Vår vd har nog insett att det inte fungerar att ha alla emot sig, säger Ellinor Karlsson.

Personalenkäterna visar på en förbättring från år till år sedan år 2015, men det finns ingen liknande undersökning att jämföra med från före omorganisationen.
För hyresgästerna görs enkäter vartannat år och det finns bara en som är gjord efter omorganisationen. Den visar på ungefär samma kundnöjdhet som tidigare.

Det har blivit mycket sämre, om man frågar mig

På en parkbänk intill de högljudda häckröjarna sitter hyresgästen Janne och hunden Pelle och tittar på. De har bott i området Prästgårdsliden i många år och har tydligt märkt av förändringarna.
– Det har blivit mycket sämre, om man frågar mig, säger Janne.
Han tycker att det har blivit krångligare att felanmäla och sämre att inte ha en egen fastighetsskötare.
– Nu kommer det ju någon ny varje gång, förut var man ju tjenis med vaktmästaren, säger han.

Människor vill förändras

Docent Johnny Hellgren menar att människor är förändringsbenägna om de får rätt förutsättningar. De behöver få känna sig delaktiga, förstå vikten av förändringen, få möjlighet att ta eget ansvar och få kontinuerlig feedback under arbetet.
– Att förändringar är jobbiga och kräver mycket energi av individen glöms ofta bort, säger Johnny Hellgren.
Enligt honom kräver en förändring tid och resurser för att inte uppfattas som jobbig, utan utmanande och spännande.

De anställda på Bostadsbolaget bekräftar bilden. De är inte emot nya arbetssätt.
– Det som blev så tokigt var att vi inte fick vara med i tänket. Om det hade skett på ett annat sätt tror jag att det hade blivit mycket smidigare för alla, säger Ellinor Karlsson, innan hon beger sig i väg för att ta tag i dagens felanmälningar.

Fallgropar vid förändringar

  • Förändringen har inte sålts in tillräckligt hos dem som påverkas.
  • Medarbetarna är inte övertygade om att förändringen är nödvändig och positiv.
  • Medarbetarna har inte fått vara delaktiga.
  • Dålig kunskap om de psykologiska mekanismer som styr beteenden och uppfattningar.

Så kan fallgropar undvikas

  • Låt förändringen ta tid.
  • Det är viktigt att medarbetarna känner sig delaktiga och att de får eget ansvar över förändringen.

Källa: Docent Johnny Hellgren